Archiefbeheer en -opslag

 

Wanneer u ons in staat stelt om uw gegevens op een beveiligde externe locatie te beheren, profiteert u van gemoedsrust en ongekend waardevolle tijd die u kunt besteden aan uw kerntaken. We beveiligen niet alleen uw kritieke en essentiële informatie, maar geven ook prioriteit aan het bijhouden van de steeds toenemende en complexer wordende regelgeving in Europa voor het bewaren van gegevens.

 

                                             

 

We bieden diensten in het hele land. Onze klanten profiteren onder meer van ...

OASIS archief opslagcentra

  • Speciale centra die voldoen aan de meest strikte industrienormen ten aanzien van de beveiliging en toegankelijkheid van uw papieren dossiers.
  • Deze centra zijn streng beveiligd, uitgerust met alarmsystemen en staan 24 uur per dag, 7 dagen per week onder toezicht.
  • Er wordt gebruik gemaakt van de meest recente branddetectie- en brandblussystemen.
  • Medewerkers dragen identificatiebadges en bezoekers worden altijd begeleid door een hiertoe aangewezen medewerker.

Klantenservice

  • De medewerkers van het opslagcentrum zijn gespecialiseerd in een deskundige omgang met vertrouwelijke dossiers.
  • U wordt altijd te woord gestaan door een lokale vertegenwoordiger van de klantenservice en niet door een centraal callcenter.
  • Orders kunnen per e-mail of via het OASIS Bridge informatie management systeem worden doorgegeven.

Snel en efficiënt toegang tot uw documenten

  • Dossiers worden bij u op kantoor opgehaald, voorzien van een barcode, ingescand en opgeslagen op een opslaglocatie in een OASIS opslagcentrum.
  • Gemachtigde personen kunnen, op basis van vooraf vastgestelde criteria, informatie opvragen via telefoon of internet.
  • Keuze tussen actief bestandsbeheer of -opslag en tracking op doos- of dossierniveau.
  • Voor alle dossiers die via ons worden opgevraagd, worden alle handelingen geregistreerd en wordt er een auditspoor bijgehouden op basis van barcodelabels, barcodescanners en getekende ontvangstbewijzen.
  • Via het online informatie management systeem zoekt u bestanden op basis van barcodenummer, een intern verwijsnummer of een volledige artikelbeschrijving. Een zeer efficient proces voor het organiseren, opslaan en inzien van uw dossiers.
  • Een optimaal bewaarbeleid voor uw dossiers door middel van bewaarschema's.

Kostenbesparende archiefopslag 

  • Door het opslaan van u archieven bij OASIS komt er kostbaar onroerend goed vrij en er zijn minder manuren en financiële middelen nodig.
  • Vrijkomende kantoorruimte kan worden gebruikt voor kernactiviteiten van uw bedrijf.
  • Er wordt minder tijd verspild aan het zoeken naar informatie in uw archief wat een besparing van tijd en arbeidskosten oplevert.

Verzending van uw dossiers

  • Keuze uit levering: de volgende dag, dezelfde dag of een spoedverzending.
  • 24/7 noodbezorging.
  • Beveiligde transportvoertuigen en hoogopgeleide transportspecialisten.

Extra diensten

  • Records project management
  • Scan-on-demand om het opzoeken van dossiers te vereenvoudigen.
  • Inscannen en digitaliseren van documenten.
  • Retention consultation - Specific to the upcoming GDPR Policies

 

Vertrouwd door meer dan 5.000 klanten

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de document management specialisten van OASIS.