Veelgestelde vragen

Q1. Is externe archiefopslag duur?

Wij krijgen vaak de vraag of externe archiefopslag duur is.
Ons antwoord is in bijna alle gevallen, dat externe archiefopslag voordeliger is dan het zelf te doen. Interne archivering kost kantoorruimte, elektriciteit, verwarming en medewerkers die het archief beheren. Dus, externe archiefopslag is hoogstwaarschijnlijk voordeliger dan uw archieven op kantoor op te slaan.

Bovendien is in veel gevallen het interne archief niet beveiligd tegen inbraak, water- en brandschade en ongedierte.

Tot slot is is er meestal geen document management aanwezigheid, waardoor de traceerbaarheid van dossiers kan ontbreken.

OASIS voldoet wel aan al deze eisen, onze core business is namelijk archiefbeheer. Uw archief is bij ons in professionele handen zodat u zich kunt focussen op uw eigen business.

OASIS beveiligd haar archieven volgens de hoogste normen. Onze gebouwen zijn beveiligd tegen brand- en waterschade en ongedierte. Via ons eigen document managementsysteem kunt u snel uw archief doorzoeken en  documenten opvragen. Kortom, archiefopslag bij OASIS is veiliger dan intern beheer van uw archief.

Ieder archiefbeheer zijn eigen kosten
De kosten voor uw archiefopslag worden bepaald door de wijze waarop wij uw archief gaan beheren. OASIS kan op verschillende manieren uw archief opslaan, afhankelijk hoe vaak u uw dossiers denkt te moeten gaan raadplegen:

  • dynamisch, als u dagelijkse of wekelijkse opvragingen heeft.
  • semi-statisch, als u minder frequent opvragingen heeft.
  • statisch, als u zelden tot nooit opvragingen heeft. Bijvoorbeeld als u alleen de archieven dient te bewaren vanwege wettelijke regelgeving. Deze dossiers worden opgeslagen volgens ons voordelige deep-storage concept.

Afhankelijk van uw eisen en wensen bepalen wij de meest optimale wijze van archivering. Uiteraard worden al uw dossiers volledig geconditioneerd opgeslagen.

Q2. Wat zijn de kosten om mijn archief bij OASIS op te slaan?

De kosten om uw archief op te slaan bij OASIS zijn afhankelijk van de wijze waarop wij uw archief mogen beheren. OASIS kan uw archieven zeer dynamisch op dossierniveau tot zeer statisch via een deep storage bewaren. Afhankelijk van uw eisen en wensen bespreken wij met u de meest optimale wijze van archivering en brengen op basis hiervan een concurrerend voorstel uit.

Achiefopslag wat zijn uw wensen
U wilt uw betrouwbare documenten veilig opslaan en toch snel bij de hand hebben indien u het document fysiek weer nodig heeft. Of zoekt u alleen maar een voordelige opslag van uw dossiers zonder dat u omkijken heeft naar beveiliging tegen brand, waterschade, inbrekers of ongedierte? OASIS heeft voor iedere opslagwens een professionele en voordelige oplossing.

Onze medewerkers kunnen u het beste adviseren wat voor u belangrijk is bij de opslag van uw documenten. Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op, zodat wij u vrijblijvend kunnen informeren over onze services en kosten.

Q3. Wat zijn de transportkosten bij het terug bezorgen van een opvraging?

De kosten voor het opvragen van een document uit uw archief, dat bij OASIS is opgeslagen, zijn afhankelijk van verschillende factoren.

  • Wilt u het opgevraagde archiefstuk fysiek bij u laten bezorgen?
  • Wilt u het opgevraagde archiefstuk digitaal bij u laten bezorgen?
  • Op welke locatie wilt u het fysieke archiefstuk laten afleveren?
  • Hoeveel archiefstukken/documenten wilt u opvragen? Een doos, dossier of pallet?
  • Hoe heeft u uw archief bij OASIS opgeslagen? Dynamisch, semi-statisch of statisch?

Uiteraard maken wij bij het opstellen van een offerte vooraf een vaste prijsafspraak met u, zodat u precies weet waar u aan toe bent wanneer u uw archieven bij OASIS laat beheren en een dossier of doos bij u terug bezorgd wilt hebben.

Q4. Hoe snel heb ik een opgevraagd archiefstuk weer tot mijn beschikking?

Soms heeft u een document nodig. Ook hierin werkt OASIS met de grootst mogelijke zorg, zodat u zo snel mogelijk weer beschikt over uw documenten.

Indien u een documentopvraging vóór 16:00u doet, levert OASIS de volgende werkdag uw document fysiek bij u af. U kunt er ook voor kiezen om de informatie te laten digitaliseren. Uw gedigitaliseerde document wordt dan in ons archiefbeheersysteem exclusief voor u beschikbaar gesteld.

OASIS kan de aflevering van u documentopvragingen als volgt uitvoeren:

  • Digitaal via 'scan on demand' in ons online archiefbeheersysteem ActiveWeb
  • Fysiek via het beveiligde transport van OASIS
  • Fysiek ter inzage in ons archiefdepot
  • Fysiek transport in uw eigen beheer. U haalt de documenten op bij ons archiefdepot.

Spoed documentopvraging
Standaard levert OASIS een spoedaanvraag gedaan tijdens kantoortijden binnen 3 uur fysiek of binnen 2 uur digitaal bij u af. In overleg zijn afwijkende service levels met u te bespreken.

Q5. Hoe is de autorisatie geregeld?

Middels een vooraf ingevuld autorisatieformulier bepalen wij samen met u wie binnen uw organisatie of bedrijf bevoegd is toegang te krijgen tot uw documenten in het archief van OASIS. Alleen deze persoon of personen mogen documenten toevoegen, verwijderen of opvragen.

OASIS zal niemand anders buiten de door u bepaalde persoon of personen toegang geven tot uw archief. De door u bevoegde persoon kan via ons online archiefbeheersysteem, of per e-mail nieuwe archiefstukken toevoegen, verwijderen of opvragen.

De bevoegde persoon is uiteraard zelf verantwoordelijk voor het veiligstellen van de verstrekte toegangscodes en/of wachtwoorden die toegang geven tot ons online archiefbeheersysteem.

Q6. Is OASIS compliant met wet- en regelgeving?

Bij OASIS staat kwaliteit hoog in het vaandel. Dat uit zich onder meer in onze certificaten. Deze certificaten laten niet alleen zien dat OASIS zich maximaal inspant voor haar klanten, maar getuigen er ook van dat OASIS continu bezig is om zichzelf en haar procedures te verbeteren.

ISO-9001
OASIS is ISO-9001 gecertificeerd. Gekoppeld aan deze certificering voert OASIS voortdurend projecten uit om de kwaliteit van haar dienstverlening verder te blijven verbeteren.

Lees meer over de certificeringen van OASIS.

Hoe ziet archiefopslag bij OASIS eruit
Voorbereidingfase
Autorisatie

  • Alle medewerkers met toegang tot de archieven hebben een strikte geheimhoudingsplicht (door het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring).
  • Alle medewerkers ondergaan een antecedentenonderzoek.

Kwaliteit 

  • Geklimatiseerde archiefdepots conform de regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
  • Archiefdepots beveiligd tegen inbraak, molest en brand volgens BORG-3 conform de regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
  • Archiefdepots NEN-EN-ISO 9001:2000 gecertificeerd.
  • Meetapparatuur m.b.t. temperatuur en luchtvochtigheid.

Veiligheid

  • Beveiligingssysteem voor bewaking en gecontroleerde toegang tot archieven met toegangscontrolesysteem met historie.
  • Ongediertepreventie.
  • Panden zijn brandwerend afgescheiden in compartimenten.
  • Directe doormelding naar brandweer via vaste lijnverbinding (niet via meldkamer).
  • Brandweer informatiepaneel om brandhaard direct inzichtelijk te maken.
  • Elke 90 seconden puls naar meldkamer m.b.t. inbraak.

Transport

  • Er wordt uitsluitend eigen materieel, materiaal en personeel gebruikt (geen inhuur derden).

Productiefase
Autorisatie

  • Uitsluitend gediplomeerde en geautoriseerde OASIS-medewerkers hebben toegang tot de bewaarplaats van de archieven.
  • Medewerkers zijn duidelijk herkenbaar aan bedrijfskleding.
  • Met wachtwoord beveiligd online archiefbeheersysteem.

Kwaliteit

  • Diverse controleslagen vanaf binnenkomst archief tot aan uiteindelijke plaatsing in het archiefdepot.
  • Gebruikmakend van een barcodesysteem.
  • Coördinatie en uitvoering van werkzaamheden worden begeleid door een projectleider.

Leveringsfase
Kwaliteit

  • Materiaal in goede en geordende staat.
  • Alle dossiers administratief verwerkt en toegankelijk gemaakt door papieren en digitale inventarislijsten.

Nazorgfase
Kwaliteit

  • Klanttevredenheidstoets voor oordeel klant over dienstverlening.
  • Opdrachtevaluatie voor verbetering van de dienstverlening.

 

Q7. Zijn de medewerkers van OASIS gescreend?

Uitsluitend geautoriseerde medewerkers van OASIS hebben toegang tot de bewaarplaats van de archieven. Zij hebben een verklaring omtrent gedrag (VOG), een strikte geheimhoudingsplicht en een getekende geheimhoudingsverklaring afgegeven, waarmee vertrouwelijkheid optimaal gewaarborgd is.

OASIS is een professionele organisatie waar medewerkers centraal staan. Deskundigheid, specialistische kennis en expertise zijn van groot belang voor de kwaliteit van onze dienstverlening. 

OASIS staat voor veiligheid
Onze klanten en collega’s associëren OASIS met veiligheid. Deze positie is een uitstekende stimulans om ervoor te zorgen dat onze organisatie voorloper blijft als het gaat om veilig werken.

OASIS biedt haar medewerkers een veilige en vertrouwde werkomgeving. Dat heeft er voor gezorgd dat OASIS een sterk team van professionals in dienst heeft met gemiddeld langdurige dienstverbanden. Daarmee staat er een goed op elkaar ingewerkte organisatie. De medewerkers van OASIS zijn gespecialiseerd in hun vak en worden voortdurend opgeleid in de nieuwste technieken die van belang zijn in hun vakgebied.

Q8. Wie is aansprakelijk bij schade aan mijn archief?

Onze archieven en opslagdepots zijn maximaal beveiligd tegen mogelijk schades zoals brand, water, molest of ongedierte. Dit doen wij door:

  • gescheiden compartimenten
  • automatisch dichtslaande branddeuren
  • CCTV camerabeveiliging
  • Brandpreventie-eisen conform NEN-2535
  • Beveiliging tegen inbraak en molest conform BORG-2

Mocht ondanks onze hoogste veiligheidseisen uw archief toch beschadigd raken, dan is OASIS niet aansprakelijk voor enig verlies, vernietiging of schade aan uw documenten. U kunt uw documenten zelf extra verzekeren via een derde partij-verzekeraar.

Q9. Hoe wordt mijn archief beveiligd tegen brand en andere schade door OASIS?

Uw archief bevat documenten die voor u van grote waarde zijn. OASIS zorgt daarom voor de hoogst haalbare veiligheidsmaatregelen om uw archief te beschermen tegen brand en andere schades. Onze veiligheidsprocedures worden daarnaast gecontroleerd en gecertificeerd.

De archiefdepots van OASIS zijn goedgekeurd door de archiefinspectie door middel van de volgende verplichte kenmerken:

Vrijstaande archiefdepots volledig omgeven door hekwerk
Luchtgeconditioneerd
Vochtgeconditioneerd
Ongediertepreventie
CCTV camerabeveiliging en toezicht
Toegangsbeveiliging- en beheersing door middel van paslezers
Elke 90 seconden een puls naar de meldkamer m.b.t. inbraak
Brandpreventie-eisen conform NEN-2535
Beveiligd tege
n inbraak en molest conform BORG-2

Uw archief beschermd tegen brand
Onze archiefopslag is daarnaast volgens de laatste brandveiligheidseisen beschermd tegen brand.

Al onze archiefdepots zijn ingedeeld in afgescheiden brandwerende compartimenten.
Directe doormelding naar de brandweer via een vaste lijnverbinding, niet via de meldkamer.
Een brandweer-informatiepaneel om de brandhaard direct inzichtelijk te maken.

Q10. Hoe groot moet mijn archief zijn om dit te laten opslaan door OASIS?

Op deze vraag kunnen wij u een kort en bondig antwoord geven: wij kunnen elk archief opslaan. Van één archiefdoos tot vele duizenden archiefdozen, OASIS is de beste oplossing als het gaat om archiefopslag. Onze klanten variëren van eenmanszaken tot multinationals of ministeries.

Als u op  zoek bent naar een veilige en betrouwbare partner om uw documenten op te slaan, dan heeft OASIS altijd de juiste oplossing voor uw wensen en eisen.

Archiefopslag in alle soorten en maten
Naast de grootte van uw archief, kunt u ook nog eens kiezen uit verschillende soorten opslag van uw archief.

  • dynamisch, als u dagelijkse of wekelijkse opvragingen heeft;
  • semi-statisch, als u minder frequent opvragingen heeft;
  • statisch, als u zelden tot nooit opvragingen heeft. Bijvoorbeeld als u alleen de archieven moet bewaren vanwege wettelijke regelgeving.
Q11. Waarom is OASIS de beste oplossing voor het opslaan van mijn archief?

OASIS opereert internationaal als dienstverlener op het gebied van document- en archiefbeheer in de breedste zin van het woord. Wij hebben meer dan 10 jaar ervaring als professionele dienstverlener. Genoeg ervaring en expertise dus om uw archiefbeheer te verbeteren en te verzorgen.

Bij ons staat de unieke benadering van archiefbeheer centraal. OASIS is de enige dienstverlener die archiefbeheer, digitalisering, vertrouwelijke vernietiging en back-up tape beheer als totaaloplossing aanbiedt. Wij kunnen uw documenten digitaliseren, (langdurig) opslaan in ons archief of zelfs vernietigen.

Onze geklimatiseerde archiefdepots zijn op het hoogste niveau beveiligd tegen inbraak, schade en brand. Onder andere door gescheiden compartimenten en bij brand automatisch dichtslaande branddeuren. Ons archief voldoet aan onder andere aan de BORG-2 normen. En onze archiefprocedures, opslag- en beheersactiviteiten zijn NEN en ISO-9001:2008 gecertificeerd.

Bij OASIS werken en hebben uitsluitend geautoriseerde medewerkers toegang tot de bewaarplaats van uw archieven. OASIS medewerkers hebben een strikte geheimhoudingsplicht en een getekende geheimhoudingsverklaring afgegeven.

Q12. Wat zijn de voordelen van digitalisering?

Eén van de belangrijkste voordelen van digitalisering is dat u aanzienlijk minder tijd kwijt bent aan het terugvinden van uw dossiers. Door digitalisering bespaart u op opslagruimte en -kosten. Bovendien is digitalisering een aantrekkelijke optie voor bedrijven die opereren vanuit meerdere locaties waarbij het nodig is dat verschillende werknemers toegang hebben tot dezelfde informatie.

Q13: Moeten alle bedrijfsdocumenten worden ingescand?

Nee. Het is financieel niet aantrekkelijk om documenten die zijn voorzien van een vernietigingsdatum of die niet frequent worden ingezien in te scannen. De medewerkers van OASIS overleggen met u welke dossiers het beste ingescand kunnen worden.

Q14: Welk type dossiers kan worden ingescand?

OASIS scant uiteenlopende soorten en formaten documenten, zoals brieven, juridische documenten en blauwdrukken.

Q15: Hoe bepaal ik wat de beste manier is om mijn gedigitaliseerde dossiers te indexeren?

Een goede indexering is onmisbaar voor het gemakkelijk terugvinden van digitale dossiers. U moet uw dossiers indexeren op basis van de informatie die later nodig is om ze te kunnen terugvinden. OASIS kan u helpen bij het opzetten van een goed indexsysteem. OASIS biedt u een indexering op maat, passend bij de behoeften van uw bedrijf. Ook biedt OASIS een OCR-optie om u te helpen bij het opzoeken en ophalen van uw digitale dossiers.

Q16. Heb ik na het inscannen online toegang tot mijn dossiers?

Ja. OASIS biedt een online informatie management systeem op maat, waarmee u direct toegang hebt tot uw dossiers.

Q17. Welke voordelen heeft het om mijn back-up tapes op een externe locatie op te slaan?

Als u gebruik maakt van de mediakluis van OASIS, kunt u erop vertrouwen dat uw kostbare informatie ook bij technische problemen of natuurrampen beschermd is en hersteld kan worden. De back-up tape rotatie service zorgt er bovendien voor dat uw gegevens regelmatig worden bijgewerkt.

Q18. Hoe veilig is uw mediakluis?

De mediakluis van OASIS staat 24 uur per dag onder toezicht van videobewaking. OASIS maakt gebruik van de meest strikte toegangsbeveiliging zoals het intoetsen van een code en biometrische vingerafdrukscanners.

Q19. Is uw personeel getraind in de omgang met media?

Ja. De medewerkers van OASIS die met de mediakluis werken, zijn speciaal opgeleid om de juiste procedures te volgen bij het hanteren en vervoeren van vertrouwelijke media.

Q20. Wat voor soort technologie wordt er gebruikt om mijn media te traceren?

OASIS gebruikt barcodes om alle media die in de mediakluis worden opgeslagen te organiseren en traceren. Via het OASIS online informatie management systeem kunt u online uw extern opgeslagen media beheren, diensten aanvragen of rapporten aanmaken.

Q21. En als ik mijn informatie midden in de nacht nodig heb?

U hebt 24 uur per dag toegang tot uw media. Noodverzending van uw gegevens is mogelijk.

Q22. Waarom zou mijn bedrijf gebruikmaken van een externe vernietigingsservice, we kunnen toch ook zelf onze informatie vernietigen?

Door gebruik te maken van de vernietigingsservice van OASIS bespaart u tijd en geld. Als u kantoorversnipperaars gebruikt, kost het vaak meerdere arbeidsuren om alle te versnipperen documenten te verwerken. Als u van de diensten van OASIS gebruik maakt, hoeft u bovendien geen versnipperaar meer aan te schaffen of kosten te maken voor het onderhoud ervan. En u hoeft er geen kantoorruimte voor op te offeren.

Q23. Hoe vaak moet ik gebruik maken van een vernietigingsdienst?

Hoe vaak u gebruik maakt van een vernietigingsdienst hangt af van de specifieke behoeften van uw bedrijf. OASIS biedt verschillende opties: van een eenmalige opschoning tot een periodieke ophaalservice via een vast schema. Ook kan OASIS service op maat bieden als u opereert vanuit meerdere locaties.

Q24. Verstrekt u ook een Certificaat van Vernietiging?

Ja. Nadat uw vertrouwelijke informatie met succes is vernietigd, ontvangt u van OASIS een Certificaat van Vernietiging.

Q25. Verzorgt u alleen de vernietiging van papieren documenten?

Nee. OASIS vernietigt ook media zoals cd's, dvd's, back-uptapes en harde schijven. Daarnaast kan OASIS voor u ook uw elektronische kantoorapparatuur vernietigen en recyclen.

Q26. Als wij dossiers in uw archiefdepot hebben opgeslagen die volgens planning moeten worden vernietigd, worden deze dan automatisch vernietigd?

Nee. OASIS vernietigt dossiers uit het archiefdepot altijd pas nadat daartoe een schriftelijk verzoek van een geautoriseerd persoon is ontvangen.

Vertrouwd door meer dan 5.000 klanten

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de document management specialisten van OASIS.