Tips voor vertrouwelijke documenten

Ben ik in het bezit van vertrouwelijke informatie?

Elke organisatie heeft vertrouwelijke informatie en gegevens van klanten en medewerkers, zoals financiële gegevens of persoonsgegevens. Deze vertrouwelijke gegevens bent u verplicht veilig op te slaan en bij het vernietigen dit ook veilig te doen, zodat de gegevens niet in de verkeerde handen terecht kan komen. Uiteraard moet de informatie bewaard blijven zo lang dit nodig is volgens de wettelijke bewaartermijnen.


Wet bescherming persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) geeft aan dat persoonsgegevens niet zomaar mogen worden vastgelegd en verstrekt en heeft als doel het beschermen van persoonsgegevens die geregistreerd worden. Het vastleggen is in principe geen probleem, echter moet er met deze informatie zorgvuldig worden omgesprongen.
Wanneer u informatie beheert van klanten en medewerkers, bent u verantwoordelijk voor de risico’s en de beveiliging.


8 tips voor het veilig opslaan van uw vertrouwelijke documenten

  • Bewaar fysieke documenten op een veilige plaats. Laat deze niet ’s nachts achter in bijvoorbeeld een auto of op uw bureau. Bewaar deze documenten achter slot en grendel wanneer deze niet gebruikt worden.
     
  • Overweeg dataminimalisatie technieken om ervoor te zorgen dat u alleen de essentiële informatie bij de hand heeft. Laat u door OASIS adviseren hoe u het beste uw documenten managed.
     
  • Bewaar vertrouwelijke digitale informatie op een gecodeerde (encrypted) geheugenstick, backup tape of ander draagbaar apparaat. Als de informatie correct gecodeerd is, is het vrijwel onmogelijk om toegang tot de informatie krijgen. Zelfs als het apparaat verloren of gestolen wordt.
     
  • Overweeg bij het verzenden van vertrouwelijke informatie via e-mail om de informatie gecodeerd of met een wachtwoordbeveiliging te versturen.
     
  • Controleer bij het verzenden van vertrouwelijke informatie via e-mail altijd het e-mailadres van de ontvanger extra goed. Doordat veel programma’s e-mailadressen automatisch aanvullen is dit één van de grootste valkuilen.
     
  • Bewaar de vertrouwelijke informatie slechts zo lang als u het nodig heeft voor uw werkzaamheden. Daarna moet de informatie veilig worden gearchiveerd of vernietigd.
     
  • Indien u de vertrouwelijke documenten voor uw werkzaamheden niet meer nodig heeft of gebruikt, maar deze volgens de wettelijke bewaartermijnen wel bewaard moeten blijven, overweeg dan deze documenten in een extern professioneel archief te laten beheren. Er kan dan worden voldaan aan de hoogste veiligheidseisen met betrekking tot de beschikbaarheid en toegankelijkheid.
     
  • Wanneer u een oude computer, mobiele telefoon of andere apparaat weg wilt doen, wees er dan zeker van dat u zelf alle informatie die op het apparaat staan vooraf definitief verwijderd hebt, voordat het apparaat wordt afgevoerd.


Veilig archiveren

Laat OASIS u helpen in het opzetten en implementeren van een kosten effectief, veilig en flexibele methode om uw gegevens en die van uw klanten en medewerkers optimaal veilig te archiveren. Uw documenten worden door OASIS bij u opgehaald en indien u deze weer nodig heeft, weer aangeleverd. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de specialisten van OASIS.