Paperless office door digitaal document beheer


Digitaal documentbeheer zorgt voor een paperless office

Kies voor de toekomst en kies voor efficiëntie. Met de dienstverlening van OASIS voorkomt u het verlies van belangrijke data en zet u een enorme stap naar een paperless office. U bespaart ruimte en geld, en kiest voor meer veiligheid. OASIS heeft veel ervaring als professionele dienstverlener op het gebied van document management. OASIS ontzorgt haar klanten en biedt de beste veiligheidsopties.

Geen papier meer

De benaming paperless office zegt het al; uw kantoor wordt praktisch papierloos. Door te kiezen voor document management van OASIS kiest u voor een nieuwe manier van dataverwerking. OASIS scant uw documenten en zorgt hierbij voor een digitaal documentbeheer. Het gevolg hiervan is dat u geen ruimte hoeft te reserveren om al uw papieren documenten te bewaren. Daarnaast zijn uw documenten optimaal beveiligd dankzij OASIS’ hoge veiligheidsmaatregelen. U heeft altijd een back-up van uw documenten, omdat niks kwijt kan raken. En waar ter wereld u ook bent, u heeft via internet altijd toegang tot uw documenten! Zo kunnen uw medewerkers overal hun belangrijke documenten bereiken. En op gebruiksvriendelijke wijze, want een digitaal archief is zeer eenvoudig te doorzoeken.

Papierloos kantoor: milieuvriendelijk

Naast voordelen in veiligheid en gebruik is een paperless office ook nog eens goed voor het milieu. U vermijd onnodig gebruik van papier, evenals de verwerking hiervan. Geen printers meer die continu stroom gebruiken en u op kosten jagen met cartridges en veel onderhoud verlangen. En geen trucks meer die uw (vernietigde) papier komen ophalen.

De voordelen van een papierloos kantoor op een rij:

  • Besparing in ruimte
  • Besparing in kosten
  • Veilige opslag en back-up van uw documenten. Overal toegang tot uw documenten
  • Gemakkelijk doorzoekbaar archief
  • Milieuvriendelijk

Documenten snel vindbaar

Doordat informatie zich steeds op een andere manier verplaatst en al die verschillende informatiestromen toenemen, wordt het steeds lastiger om alle data binnen uw onderneming op een gestructureerde manier te beheren. Het is voor uw organisatie van groot belang om te zorgen voor een goed beheer van al uw informatie.

OASIS werkt met een groot aantal indexerings- en zoekmiddelen waarmee u de benodigde elektronische stukken snel en gemakkelijk kunt raadplegen. U logt in op het OASIS informatie management systeem en kiest uw zoekcriteria. Uit de zoekresultaten selecteert u eenvoudig het document dat u wilt raadplegen.

Van het OASIS informatie management systeem kunt u het volgende verwachten:

  • digitale archivering
  • centrale opslag van al uw documenten, ongeacht formaat of (bestands)type
  • de structuur waarbinnen uw documenten zijn gearchiveerd zichtbaar als boomstructuur
  • toepassen van autorisaties
  • automatisch opladen van documenten uit folders of e-mails
  • integratie met Microsoft Office (denk aan Word, Outlook, Excel)
  • versiebeheer van uw documenten
  • in- en uitboekfuncties
  • volledige volgbaarheid van de historie van ieder document
  • webbased online beschikbaar
  • eenvoudig in gebruik
  • zoeken (en zoekmogelijkheid) via overzichtelijke virtuele boomstructuur
  • index op maat
  • optioneel OCR (optische tekenherkenning) waardoor ook binnen documenten kan worden gezocht

Documenten scannen

Misschien heeft u al een digitaal archief en spendeert uw organisatie veel tijd aan documenten scannen. Maak het uzelf dan gemakkelijk, en neem die tijd terug door het werk aan OASIS over te laten. OASIS digitaliseert eenvoudig al uw data - we hebben er jaren ervaring mee – en zorgen dat u hier altijd toegang tot heeft.

Digitaal documentbeheer uitbesteden aan OASIS

OASIS biedt u documentbeheer als complete oplossing voor het beheer van uw documenten. Veruit het grootste deel van de kennis in organisaties is opgeslagen in de vorm van fysieke en digitale documenten. Deze niet (voldoende) beheren leidt tot problemen met veiligheid en vindbaarheid. Het verwerken van vele documenten is echter tijdrovend en kostbaar. Door documentbeheer toe te passen kunt u op een slimme manier de digitale chaos beëindigen.

 

Vertrouwd door meer dan 5.000 klanten

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de document management specialisten van OASIS.