Digitaal archief

OASIS is gespecialiseerd in high-end scantechnieken en de geschikte partner voor complexe documentprocessen waar hoge eisen worden gesteld aan imagingtechnieken en geautomatiseerde documentverwerking. Tevens is OASIS specialist op het gebied van digitalisering van fotografische materialen en geautomatiseerde conversietechnieken, zoals het middels OCR/OMR/ICR omzetten van analoge naar gestructureerde computerdata.

Uitgebreide mogelijkheden

Op het gebied van digitale archivering biedt OASIS een zeer uitgebreid pakket van diensten aan, zoals:

  • Projectmatige digitalisering van totale archieven, back log conversie
  • Gefaseerde overschakeling van fysiek naar digitaal dossierbeheer
  • Scanning bij opvraging vanuit onze archiefopslag (“Scanning on demand”)

OASIS beschikt over een eigen IT-afdeling en werkt daardoor tevens graag een maatoplossing voor u uit.

OASIS streeft naar een snelle verwerking met de hoogste kwaliteit en werkt daarom met verschillende high-volume scanners welke, afhankelijk van uw wensen en behoeften, worden ingesteld naar :

  • licht- en snelheidskalibratie
  • resolutie (dpi)
  • enkel- of dubbelzijdig
  • kleur of grijswaarden
  • pre- of postprint

OASIS kan vrijwel alles voor u scannen

U kan bij OASIS terecht voor het scannen van :

  • formaten A5 tot A0
  • dossiers en aktes
  • foto’s
  • tijdschriften, kranten en boeken
  • technische tekeningen

De gedigitaliseerde bestanden kunnen vervolgens worden aangeleverd op CD-ROM, DVD, tape of microfilm evenals online via een beveiligde web-interface geraadpleegd worden.

Methoden van aflevering

OASIS levert uw gedigitaliseerde bestanden aan in het door u gewenste bestandsformaat en op het medium (CD-ROM, DVD of microfilm) van uw keuze of stelt ze via een beveiligde online web-interface beschikbaar zodat de door u geautoriseerde medewerkers ze via een beveiligde verbinding kunnen benaderen.

Aan de hand van geavanceerde zoekmethoden, zoals OCR, kunnen uw documenten snel en efficiënt worden opgezocht en ook nieuwe dossiers kunnen op eenvoudige wijze worden toegevoegd.

Kostenbesparend

Uit ervaring is bekend dat een dynamisch dossier meerdere malen per jaar wordt opgevraagd. Opzoeken en bezorgen is in het geval van een digitaal dossier beduidend goedkoper dan bij een papieren dossier. Bovendien kan het oorspronkelijke papieren dossier vaak worden overgebracht naar voordeliger doosopslag. Het digitaliseren van het archief kan een belangrijke stap zijn voor het ordenen en schonen ervan. 

Toegankelijkheid van uw archief

Digitalisering maakt uw archief nog beter toegankelijk. Vanaf het moment dan een archiefstuk gescand is, is het voor geautoriseerde personen direct toegankelijk of eenvoudig en snel opvraagbaar via een webapplicatie. Een digitaal archiefstuk kan overal ter wereld en door meerdere personen tegelijk worden geraadpleegd. Bovendien raakt een digitaal dossier nooit zoek of incompleet doordat er stukken uit verdwijnen. 

Uw voordelen van scanning via OASIS

  • U bespaart ruimte, tijd en dus geld!
  • Eén bron: Uw verschillende databestanden en -processen gestroomlijnd op één enkel platform.
  • Verbeterde communicatie: U maakt de uitwisseling van documentatie en informatie makkelijker, zowel intern als extern.
  • Efficiëntie: U verbetert uw werkprocessen waardoor u sneller kan reageren op de behoeftes van uw klanten en uw rentabiliteit verhoogt.
  • Veilig: U verbetert de beveiliging van uw data.

Archiefbeheer van OASIS

De gedigitaliseerde bestanden waarvan het origineel wettelijk verplicht dient bijgehouden te worden, kunnen onder de meest optimale condities bij OASIS worden opgeslagen als statisch of (semi) dynamisch archief. De indexatiegegevens ervan worden in een onderliggende relationele database opgeslagen zodat er een perfecte link ontstaat tussen het digitale en het fysiek gearchiveerde document of bestand.

Uw documenten professioneel en veilig laten digitaliseren door OASIS?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of offerte aanvraag.