Veilige archiefopslag

 

OASIS biedt bedrijven en instellingen veilige opslag van hun vertrouwelijke informatie. Archiefstukken bevatten veel belangrijke bedrijfsinformatie en hebben vaak grote juridische of historische waarde. Bovendien zijn ze veelal privacygevoelig.

OASIS hanteert de hoogste beveiligingsnormen en certificeringen in het vakgebied. Alleen hiertoe bevoegde personen krijgen toegang tot uw archief. Dit geldt ook voor personen binnen uw eigen organisatie. De medewerkers van OASIS hebben een strikte geheimhoudingsplicht en worden bovendien gescreend.

 
Voor iedere vorm van archiefbeheer kiest u de beste opties die bij de dynamiek van uw archief passen:
Het deep storage concept voor statische archieven

Bespaar op de grootste kostenpost in uw archiefbeheer. Dit zijn de documenten die weinig of niet meer worden opgevraagd: het statisch archief. Om hier kosten te besparen heeft OASIS  een nieuw en uniek concept ontwikkeld: 'Deep Storage'. Ongeveer 60% van de archieven zijn statisch, worden vrijwel niet meer opgevraagd en enkel opgeslagen om te voldoen aan eventuele compliance regelgevingen of wettelijk gestelde bewaartermijnen. Zodoende is het deep storage concept van OASIS niet alleen uniek maar ook bijzonder voordelig.

  • Worden archiefdozen gestapeld op pallets en opgeslagen in het volautomatische hoogbouwmagazijn.
  • Afhankelijk van het formaat kunnen er 30 tot 40 archiefdozen op een pallet worden opgeslagen.
Semi-statisch archief

Voor dossiers die u niet dagelijks opvraagt, is een kostenefficiënt opslagsysteem gecreëerd in streng beveiligde en speciaal hiervoor ingerichte archiefruimtes. 

  • Binnen een dag en vaak sneller heeft u het gevraagde archiefstuk in handen, digitaal gescand of fysiek per koerier.
  • Archieven worden in speciaal hiervoor ingerichte archiefruimtes opgeslagen op ordner- of doosniveau zodat ze snel beschikbaar zijn wanneer u ze nodig heeft. 
  • Semi-statische archieven worden doorgaans 2 tot 4 jaar opgeslagen voordat ze worden vernietigd of voor de rest van de bewaartermijn worden overgebracht naar het statische, deep storage archief. 
Dynamisch archief

In de praktijk blijkt slechts 7% van de archieven dynamisch te zijn en 70% van alle opzoekingen komt eveneens daaruit voort. Deze documenten die u regelmatig gebruikt, kunt u probleemloos bij opslaan bij OASIS. OASIS is gespecialiseerd in het beheer van zeer dynamische archieven. 

  • OASIS registreert en beheert deze dynamische archieven op dossierniveau zodat ze zeer snel (fysiek of digitaal) beschikbaar zijn wanneer u ze opvraagt.
  • Spoedopvragingen kunnen binnen 3 uur fysiek bij u afgeleverd worden via de interne koeriersdienst van OASIS.
 

 

Vertrouwd door meer dan 5.000 klanten

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de document management specialisten van OASIS.