Records management en document management

Wat is records management?

Records management is het systematische beheer van alle records gedurende de gehele levenscyclus hiervan: vanaf het ontstaan tot en met definitieve verwijdering. ‘Definitieve verwijdering’ kan betekenen dat het record wordt vernietigd, maar ook dat het wordt overgebracht naar een historisch archief.
Een andere benaming van records management is ook wel document management.

Wat is een record?

Een record is in dit geval: geregistreerde informatie (in welke vorm dan ook) die betrekking heeft op een activiteit en voldoende inhoud bezit om tevens het bewijs voor deze activiteit te zijn. Vaak zal een record weinig verschillen van een document. Waar het om gaat is dat het waarde heeft voor een organisatie.

Het proces van records management

Een organisatie die records management op een goede manier wil implementeren, doorloopt de volgende acht stappen:

  • een vooronderzoek naar rol en het doel van een organisatie, haar structuur en wet- en regelgevend kader;
  • een analyse van de taken en activiteiten die moet leiden tot een soort classificatieschema en een overzicht van de verschillende werkprocessen en processtappen;
  • identificatie van de eisen aan records per taak of activiteit;
  • evaluatie van de aanwezige archiefsystemen op basis van de eisen;
  • identificatie van strategieën om aan de eisen te voldoen;
  • ontwerp van een records managementsysteem;
  • implementatie van het records managementsysteem;
  • evaluatie van de werking van het systeem en eventueel aanpassing ervan.


Meer efficiëntie met een document management systeem

Doordat informatie zich telkens op een andere manier verplaatst en de informatiestromen toenemen, wordt het steeds lastiger om alle informatie binnen uw onderneming op een gestructureerde manier te beheren. Een goed beheer van de processen waarin deze informatie en informatiedragers worden gebruikt is essentieel. Met het OASIS online management systeem kunt u al deze processen vereenvoudigen en efficiënt beheren.

Voordelen van een goed document management beleid

  • Altijd het juiste document beschikbaar.
    Door het centraal opslaan van het bronbestand kan iedereen tegelijk erbij. Of het nu gaat om call center medewerkers, account managers, of de klanten zelf, het zelfe document is altijd beschikbaar.
     
  • Optimale toegang tot de juiste documenten.
    Iedereen kan binnen enkele seconden over het document beschikken, ongeacht de plaats vanwaar het document wordt opgevraagd. Door de juiste zoekwoorden te koppelen wordt veel tijd bespaard.
     
  • Een betrouwbaar bedrijfsproces.
    Het bedrijfsproces verloopt betrouwbaar doordat altijd de juiste documenten beschikbaar zijn. Er worden minder fouten gemaakt.
     
  • Kostenbesparing.
    Het niet centraal opslaan van een document zorgt ervoor dat deze gemiddels 19 keer wordt gekopierd. De kosten voor opslag die hieruit voortvloeien zijn meestal niet inzichtelijk. Ook is het onduidelijk hoeveel arbeidstijd er verloren gaat aan het zoeken naar de juiste documenten.

Geïntegreerde document management oplossing

Centraal bij OASIS staat de unieke benadering van archiefbeheer, digitalisering en back-up tape beheer. OASIS biedt deze services onder één dak aanbiedt en treedt op als ‘one-stop-supplier’ voor de gehele documentstroom binnen organisaties.

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de document management specialisten van OASIS.